Dags för ett annat perspektiv på administrativ effektivitet?

Av den 9 april, 2015   |   Sparat under Nyheter och övrigt

Nästan alla företag upplever ett konstant effektiviseringstryck. Att köra på i gamla hjulspår och höja priserna i takt med inflationen är ett säkert sätt förlora marknadsandelar eller bli outsourcad som intern leverantör. Då ligger det nära till hand att vidta åtgärder för att minska de administrativa kostnaderna och samtidigt skärpa upp styrningen för att få bättre kontroll. Men kan det vara lika effektivt att göra tvärtom? Läs Fredriks blogginlägg baserat på hans senaste krönika i Kvalitetsmagasinet.

Automatiserad administration, men ökad administrativ börda
Dags att göra reseräkningar! Jag hörde på radion att vi är på väg in i administrationssamhället och det låter ju inte så kul för en administrativ odåga som mig. Forskarna Anders Forssell och Anders Ivarsson har i sina studier funnit att anställda inom sjukvård, skola och polis bara ägnar hälften av sin tid åt kärnverksamheten. Utvecklingen inom företag är densamma. Det låter ju inte klokt! Samtidigt sveper en digitaliseringsvåg genom organisationerna med löften om en automatiserad och smidig administration. Något har uppenbarligen gått snett.

iStock_000016692213LargeHar ambitionen att alla ska sköta sin egen administration gått för långt? Vi har kanske undervärderat administration som en egen kompetens. Varför ska någon annan behöva ta hand om mina fakturor, reseräkningar eller dokumentation? En god dräng ska väl reda sig själv?

Nämnda forskares bok Administrationssamhället beskriver en utveckling där renodlade administratörsroller nästan har försvunnit från arbetsmarknaden. Ambitionen att styra och följa upp verksamheten har däremot inte minskat – tvärtom, verksamheter mäts på höjden och bredden som aldrig förr. Och det är läkarna, poliserna och lärarna som ska lämna underlag till uppföljningen. Det blir dyra administratörstimmar som utförs av amatörer på området.

”Står den administrativa bördan i proportion till den nytta som uppföljningen ger?” 

Frigör tid för kärnverksamheten
Jag vill slå ett slag för helhetssyn när åtgärder för att effektivisera det administrativa arbetet genomförs. Se inte administratörerna bara som en kostnadspost, utan inkludera värdet av den tid som frigörs för kärnverksamheten i beslutskalkylen. Och var realistisk med hur snabbt och smidigt det kommer att gå att få din organisations experter att bli kompetenta administratörer.

Helhetssyn behövs även i organisationens styrning och uppföljning. Står den administrativa bördan i proportion till den nytta som uppföljningen ger? Jag tror att många verksamheter skulle tjäna på att minska sina ambitioner inom styrnings- och uppföljningsområdet och istället fokusera mer på kunderna. Tänk om exempelvis lärare kan ägna 75 procent av sin tid åt den pedagogiska verksamheten – det är det en effektivisering värd namnet!

Jag hoppas att 2015 blir året då det vänder, för administrationssamhället låter ärligt talat inte så lockande.

Hör gärna av dig om du vill veta mer om hur vi hjälper företag att skapa hållbara effektivitetsförbättringar med ett helhetsperspektiv på verksamheten.



» Mer att läsa från samma kategori

» Kort om Fredrik Helin Lövingsson


Varje dag på Karlöf Consulting erbjuder spännande utmaningar att lösa tillsammans med kompetenta kunder och kollegor. Detta ger energi till såväl kreativt tänkande som uthålligt förändringsarbete – och gör det kul att gå till jobbet!

Kontakt »   08 - 562 46 525 | Skicka E-post |